General information

Working time records – RCP X8 system for working time registration and entries and working time calculation.

A properly configured system must consist of:

• wall-mounted readers
• one converter at the PC
• 12V power supply
• identifiers (cards or key rings) to be provided by employees.

Two versions of the system are produced:

• RCP78AR with proximity identifiersRFID
• RCP68C with slide-in chip identifiers.

Each reader serves as an entry and exit (or business exit) recorder.

Work time registration (RCP)

Readers for recording working time should be installed at the entrance to the company. By presenting (inserting) the card to the reader, the employee registers his Entry, Exit or Business Exit. If the reader is installed in front of the entrance door to the company, then two functions can be combined in such a reader: registration of the beginning of work and control of the entrance to the company.

RCP 58 computer program. Settlement of working time.

Recorded events are stored in the non-volatile internal memory of the reader. The readers work autonomously – there is no need for constant computer control of their work.

The RCP 58 computer program enables events to be retrieved from the readers’ memory, archived, as well as employee permissions to be set in individual readers. It is intuitive and convenient, and in the full version it becomes an advanced tool for calculating employee working time and creating various types of reports, and it works with HR and payroll programs. It also allows for quasi-network operation – in addition to the program installed on the computer to which the internal reader is connected, the Browser version of the program can be installed on any number of computers, allowing for full processing of the RCP 58 system data.

Installation of the RCP X8 time registration system.

In the simplest installation, the readers in the RCP X8 system are connected in parallel with a four-wire cable that supplies the readers and transmits data to and from the computer. With the RCP48LS converter it is possible to make connections using the local LAN network.

How does RCP-X8 work?

Identifiers

Each employee must be equipped with an ID. The identifiers used in the RCP-X8 system have codes that are unique in the world (the so-called ID). For proximity readers (RCP78AR), RFID tags are available in two versions: in the form of white, rectangular cards, the size of a credit card or in the form of key rings that the employee can attach to e.g. keys. For dip card readers (RCP68C), these are white, rectangular, credit-card-sized chip cards.

Each employee is represented in the system by an individual number in the range 1-999. When an employee is assigned an identifier, a pair is created in the system database: employee number – identifier code. While the identifier can be changed to an employee at any time (it is accompanied by appropriate procedures in the computer program), the change of the number for a given employee may cause problems with proper reporting of his work – therefore, for example, when dismissing an employee from work, it is recommended to leave his number for a minimum month “dead”.

Event logging. Readers recording working time.

The employee is obliged to register each of his entry, exit or business exit from the company by contacting the identifier with the reader, which is usually hung on the wall near the door. The contact of the identifier, depending on the type of reader, is carried out either by bringing the identifier close to the reader – it applies to readersRCP78AR, or by inserting the card into the slot in the reader – applies to readers RCP68C. Recognition of the identifier is signaled by the reader by displaying the employee’s number. At the same time, the reader will inform the employee about the recorded event with a gentle sound signal: the so-called with a three-squeak. The system operator, who from the The RCP58 program saves the permissions of this identifier in the reader’s memory. Data on entries and exits (so-called events) are saved in the reader’s memory. They must later be transferred to the computer. This is called downloading events that should be carried out using a computer program when we want to perform a given report or more often.

Regular and frequent downloading of events is beneficial for two reasons: firstly, the program downloads from the reader events that have not been downloaded before and, therefore, the operation is short-lived, and secondly, a copy (security) of events recorded in the reader is created on the computer’s hard drive. In the full version of the program, downloading events can be entrusted to automatic mechanisms configured by the user.

Converters. Connection of the reader network with the PC.

The computer is connected to the network of readers (regardless of the number of readers) by means of a device called Converter. In the case of the proximity system, it is the RCP78WR or RCP78WU converter. For the chip system – RCP58WC converter. The converter performs three functions: it carries out an automatic two-way conversion of signals from the RS485 standard to RS232 or USB, galvanically isolates the computer from the RCP-X8 system, and thanks to the installed reading head, it allows you to enter ID codes into the system database. Creating connections in the RCP-X8 system is very simple. It is based on a four-wire bus – please refer to the example connection diagrams in the Technical Information of any reader.

The converter should be installed directly next to the computer on which the RCP58 program is installed. Readers recording events can be (regardless of the number of readers) distant from the computer up to 2000m – calculated as the length of the connecting cable. If the reader controls the electromagnetic catch, make sure that the power supply is installed closer to the control reader than to the converter.

Room access control

Each RCP-X8 reader can also control access to selected rooms. If we install an electromagnetic bolt in the door of the selected room and connect it to the reader, the reader will decide when to open the door. An employee who is authorized to enter this room has an “authorized” card. This means that when this card is brought close to the reader, the reader will activate the bolt and the door can be opened. This will not be possible with an unauthorized card. Application of readers RCP78AR enables the use of a new function in the RCP-X8 system – daily activity of the reader – the user can set 12 independent time intervals during the day in which the reader is active. In this way, you can, for example, share a given room not only with selected people, but also in strictly defined time periods.

RCP58 computer program. Working time record.

The entire system is operated using the computer program RCP58 < / a>. In this program, numbers and identifiers are assigned to individual employees, it can be determined in which readers a given identifier (employee) is to be authorized. Also, the operation of the entire system is controlled thanks to many available tests. The program calculates working time and creates various reports analyzing the workflow of employees and all entrances to controlled rooms. In the standard version, the operator has full control over the readers and can perform basic reports. In the full version of the program, you can additionally export data to other HR and payroll programs, enter employee work plans and based on them, perform many analytical reports on the workflow of employees and use many other useful functions.

Work time recording, access control – what components should I choose so that the RCP-X8 system works best for my company?

Company with up to 20 employees:

We offer a working time registration system based on chip identifiers. The minimum set of necessary elements (excluding the power supply) is shown in the photo below. These are:

• RCP68C reader – 1
• RCP58WC converter- 1
• ZN12/500 power supply – 1
• proper number of chip cards.

The minimum net price of such a set (without installation costs) is about PLN 300. Please see the price list. Connection cables are not included. Due to the availability and low price, we suggest using a typical UTP cable. Such a system can always be extended with additional readers. We recommend replacing the power supply with a ZD40 buffer power supply and supplementing it with a UZB27 device, which will ensure the possibility of recording events also in the event of a power outage in the 230V power network.

The advantages of the proposed solution are primarily the price and extremely simple installation.
The disadvantages are, firstly, the inability to install RCP68C reader outside the building. Secondly, using one reader to record three different events (IN, OUT, OUT-SL) requires employees’ attention during registration – the employee, before inserting the card into the reader, has to decide what kind of event he wants to register by pressing the appropriate button. Any mistakes made by employees can be corrected later in computer program .

Company with more than 20 employees:

In every larger company, or one that, incurring a higher expenditure at a time, wants to receive more opportunities, we offer an RFID proximity system. The minimum set of necessary elements (excluding the power supply) is shown in the photo below. These are:

• RCP78AR readers – 1
• RCP78WR converter – 1
• ZN12/500 power supply – 1
• proper number of RFID cards

Minimalna cena netto takiego zestawu (bez kosztów instalacji) to około 850zł. Prosimy zapoznać się z cennikiem. Dostawa nie obejmuje kabli podłączeniowych. Ze względu na dostępność i niską cenę proponujemy użyć typowego kabla UTP. Taki system zawsze można rozbudować o dodatkowe czytniki. Proponujemy zastąpienie zasilacza zasilaczem buforowym ZD40 i uzupełnienie go urządzeniem UZB27, które zapewni możliwość rejestracji zdarzeń również w przypadku zaniku napięcia w sieci energetycznej 230V.
Uwaga – czytniki RCP78AR pozwalają na rejestrowanie jednego typu zdarzenia (zdefiniowanego w konfiguracji czytnika przez operatora systemu). Dlatego dla rejestrowania Wejść i Wyjść, w systemie muszą być zainstalowane dwa czytniki RCP78AR – jeden z nich będzie rejestrował Wejścia, a drugi Wyjścia.
Zalety systemu RCP-X8 w wersji zbliżeniowej RFID to: pełna wodoodporność czytników i, co za tym idzie, bezproblemowa instalacja na zewnątrz budynku, łatwiejsza obsługa przez pracowników, niewrażliwość na nieodpowiednie traktowanie czytnika przez pracowników, możliwość stosowania wygodnych identyfikatorów w postaci breloków, obudowa czytnika pozwalająca łatwiej znaleźć miejsce na jego zamocowanie.
W firmach zatrudniających powyżej 100 pracowników polecamy zdublowanie czytników RCP – w miejscu, gdzie pracownicy rejestrują początek i koniec pracy, wskazane jest zainstalować dwa czytniki RCP78AR rejestrujące wejścia i dwa czytniki RCP78AR rejestrujące wyjścia. Takie rozwiązanie (przy niewielkim stosunkowo wzroście kosztów) daje dwie ważne korzyści: po pierwsze, eliminuje ewentualne kolejki do rejestracji, a po drugie, w przypadku awarii czytnika system pracuje dalej (nie należy zapominać, że czytniki są narażone na kontakt z dużą liczbą osób).

Czytnik zainstalowany przy drzwiach wejściowych do firmy

Można zdecydować się na zawieszenie przy drzwiach wejściowych czytnika, który rejestruje wchodzących i wychodzących pracowników, a jednocześnie jest czytnikiem kontroli dostępu do całej firmy. Dzięki temu tylko pracownicy mają prawo wejść do firmy – ograniczy to wstęp niepowołanych osób. Dodatkowo, by wejść lub wyjść, pracownicy MUSZĄ się zarejestrować, co likwiduje tzw. “wyjścia na chwilę”.

Czytnik systemu rejestracji czasu pracy RCP-X8 pracujący w takiej lokalizacji ma przygotowaną specjalną funkcję OTW. Polega ona na tym, że do czytnika można podłączyć dowolny przycisk monostabilny (dzwonkowy) i zainstalować go w miejscu dostępnym dla osoby kontrolującej wejście (portier) lub obsługującej domofon firmy. Naciśnięcie tego przycisku uruchomi otwarcie drzwi wejściowych dla gościa. Operator systemu może zadecydować aby takie zdarzenia (OTW) były rejestrowane w pamięci czytnika i następnie analizowane w specjalnym raporcie OTW w programie RCP 58.

Kontrola dostępu

Bezpieczeństwo i komfort pracy to podstawa funkcjonowania każdej firmy. Pomocne w osiągnięciu tego celu są systemy kontroli dostępu, które uniemożliwiają osobom niepowołanym wtargnięcie na dany teren.

Wejście do firmy umożliwia plastikowa karta wyposażona w specjalny, niepowtarzalny i niemożliwy do skopiowania kod. Wyglądem przypomina kartę płatniczą lub dowód osobisty, dzięki czemu z łatwością zmieści się w portfelu lub w specjalnej oprawie. Jest nie tylko dużo wygodniejsza i bezpieczniejsza niż klucz, ale może też służyć do innych celów – wpuszczać na poszczególne obszary, umożliwiać rejestrację czasu pracy w systemie, a także pełnić rolę identyfikatora.

Dobór właściwego systemu jest poprzedzony analizą dokonywaną w miejscu jego zastosowania. Pozwala to na stworzenie unikalnego, dostosowanego do specyficznych potrzeb danej firmy rozwiązania, które dodatkowo współpracuje z pozostałymi systemami.

Systemy KD

Proponujemy system, którego funkcjonowanie wiąże się ze środowiskiem internetowym. Dzięki temu istnieje możliwość wypracowania sieci połączeń między różnymi budynkami. Jeden pracownik może mieć możliwość dostania się do wielu obiektów lub tylko jednego, wybranego pomieszczenia. Możliwe jest także ograniczenie czasowe. W ten sposób gromadzi się również informacje na temat tego, o której pracownik wchodzi i wychodzi z firmy oraz gdzie znajduje się w danym momencie.

Jakie korzyści przynosi zastosowanie tego systemu:

• Bezpieczeństwo – na teren obiektu nie mogą wtargnąć osoby niepowołane, a poufne dane, nieodstępne dla wszystkich pracowników, są odpowiednio chronione,
• Funkcjonalność – system może współpracować z innymi (ewidencja czasu pracy, monitoring itp.), a ponadto umożliwia dostosowanie konfiguracji do indywidualnych wymagań,
• Identyfikacja – pozwala na zbieranie danych na temat poszczególnych pracowników, jak również przetwarzanie tych danych,
• Informacja o niebezpieczeństwie – specjalna sygnalizacja powiadamia o nielegalnym wejściu na dany teren.

Systemy zabezpieczeń mogą być bardziej lub mniej skomplikowane. Najprostsze zabezpieczenia wykorzystują kody alfanumeryczne, bardziej zaawansowane – różnego rodzaju karty, a te najbardziej skomplikowane są związane z identyfikacją poszczególnych aspektów ciała człowieka (głosu, linii papilarnych czy siatkówki oka).

System RCP X8 może obsłużyć do 200 czytników. Jeśli firma posiada kilka wejść, można przy każdym z nich powiesić czytnik. Można również kontrolować dostęp do wielu pomieszczeń w firmie, wieszając czytniki przy ich drzwiach (wyposażonych w rygle). Jest to przydatne, gdy chce się ograniczyć dostęp do pokoi, budynków, maszyn, urządzeń i magazynów, do których niepowołane osoby nie mają prawa wstępu. Operator systemu może ustawić w konfiguracji poszczególnych czytników, do jakich raportów zdarzenia zapisane w danym czytniku będą przypisane – do RCP czy do KD.

Raport w programie RCP58 odpowiada na dwa podstawowe pytania: kto wchodził do danego pomieszczenia w ustalonym przedziale czasu lub do jakich pomieszczeń wchodził pracownik o danym numerze w ustalonym przedziale czasu. Realizacja usługi przy jednych drzwiach na terenie firmy wymaga jednego czytnika RCP78AR oraz zaczepu elektromagnetycznego – o ile w takich drzwiach nie jest on już zainstalowany. Czytniki produkowane przez firmę LEP wysterują dowolny zaczep lub rygiel o napięciu znamionowym 12V i poborze prądu do 1A. Uwaga! Firma LEP nie oferuje samozamykaczy.

Rejestracja czasu pracy, kontrola dostępu – integracja systemu RCP X8 w przypadku firm posiadających oddziały

1. Oddziały firmy są połączone z siedzibą główną siecią LAN

W takiej sytuacji należy porównać koszty ewentualnego kładzenia kabla pomiędzy siedziba główną a danym oddziałem w stosunku do ceny konwertera RCP68LS. Urządzenie to, specjalnie zaprojektowane do takiej sytuacji, pozwala podłączyć do systemu rejestracji czasu pracy RCP-X8 dowolną liczbą czytników zainstalowanych w oddziale z wykorzystaniem sieci LAN. Konwerter posiada złącze RJ45 do sieci LAN oraz złącze RJ12 do podłączenia lokalnych czytników systemu RCP-X8. Szczegóły instalacyjne – patrz Informacja Techniczna RCP48LS. Niekiedy opłacalnym staje się zastosowanie konwertera RCP48LS w sytuacjach, kiedy trzeba instalować czytniki na różnych piętrach tego samego budynku – o ile istnieje tam sieć LAN.

– minimalny zakres elementów w oddziale to np. dla RFID: dwa czytniki RCP78R, konwerter RCP48LS, zasilacz

2. Oddziały firmy są znacznie oddalone od siedziby głównej (brak łączącej sieci LAN)
W oddziale nie ma możliwości podłączenia czytników do stanowiska komputerowego

W instalacji czytników w oddziale jest uwzględniona puszka LPS1 (normalnie wchodząca w skład każdego konwertera – w tym przypadku trzeba zamówić dodatkowo). Taka puszka pozwala na łatwe wpięcie przenośnego komputera wraz z konwerterem (78WR, 78WU lub 58WC) do systemu czytników. Dobrym przykładem jest firma budowlana prowadząca prace na kilku budowach – na każdej są zainstalowane dwa czytniki RCP78AR z zasilaczem i puszką LPS1. Osoba odpowiedzialna za kontrolę czasu pracy pracowników w dowolnym momencie podjeżdża i podłącza się do takiej tablicy z czytnikami. Pobiera zdarzenia, wprowadza zmiany w uprawnieniach itp.

– minimalny zakres elementów w oddziale to np. dla RFID: dwa czytniki RCP78AR, puszka LPS1, zasilacz

3. Oddziały firmy są znacznie oddalone od siedziby głównej (brak łączącej sieci LAN)
W oddziale jest możliwość podłączenia czytników do stanowiska komputerowego

W oddziale instalujemy czytniki identycznie jak np. w siedzibie głównej. Warunki licencji programu RCP58 upoważniają do instalowania tego programu na dowolnej liczbie komputerów w obrębie tej samej firmy. W oddziale musi być osoba odpowiedzialna za komputerowy nadzór lokalnego systemu. Taka sytuacja daje niezaprzeczalną korzyść dla lokalnego kierownictwa – jest dostęp do raportowania lokalnych pracowników. W programie RCP58 jest przygotowana specjalna funkcja “Eksport do RCP58”, za pomocą której program przygotowuje specjalny plik, który dowolną drogą (np. mailem) należy przesłać do siedziby głównej. Warunkiem poprawnej pracy tak “rozłożonego” systemu RCP-X8 jest właściwe zbudowanie listy pracowników. W siedzibie głównej należy zadbać, aby lista pracowników zawierała pracowników z wszystkich oddziałów. Numer danego pracownika na liście w siedzibie głównej musi być taki sam jak numer w komputerze oddziału, gdzie dany pracownik pracuje. Wygodnie jest wszystkich pracowników podzielić na odpowiednio zdefiniowane Wydziały w programie, a dla każdego Wydziału zarezerwować wyodrębniony zakres numerów (np. w danym Wydziale numery zaczynają się od 100, w innym od 200, itd.)

– minimalny zakres elementów w oddziale to np. dla RFID: dwa czytniki RCP78AR, konwerter RCP78WR lub RCP78WU, zasilacz