Informacje podstawowe

Ewidencja czasu pracy – system RCP X8 służy do elektronicznego rejestrowania wejść i wyjść pracowników i podliczania czasu pracy.

Prawidłowo skonfigurowany system musi się składać z:

• zainstalowanych na ścianie czytników rejestrujących
• jednego konwertera przy komputerze PC
• zasilacza 12V
• identyfikatorów zbliżeniowych RFID (karty lub breloczki), w które wyposażeni będą pracownicy.

Każdy czytnik spełnia funkcję rejestratora wejścia i wyjścia (lub wyjścia służbowego).

Rejestracja czasu pracy (RCP)

Czytniki służące do ewidencji czasu pracy powinny być instalowane przy wejściu do firmy. Poprzez zbliżenie karty do czytnika pracownik rejestruje swoje Wejście, Wyjście lub Wyjście służbowe. Jeżeli czytnik zostanie zamontowany przed drzwiami wejściowymi do firmy, wówczas można połączyć w takim czytniku dwie funkcje: rejestrację początku pracy i kontrolę wejścia do firmy.

Program komputerowy RCP 58. Rozliczanie czasu pracy.

Rejestrowane zdarzenia są przechowywane w nieulotnej pamięci wewnętrznej czytnika. Czytniki pracują autonomicznie – nie jest wymagana ciągła kontrola ich pracy przez komputer.

Program komputerowy RCP 58 umożliwia pobranie zdarzeń z pamięci czytników, ich archiwizację, a także ustawianie uprawnień pracowników w poszczególnych czytnikach. Jest intuicyjny i wygodny, a w wersji pełnej staje się zaawansowanym narzędziem do obliczania czasu pracy pracowników i tworzenia różnego typu raportów oraz współpracuje z programami kadrowo-płacowymi. Pozwala również na pracę quasi-sieciową – oprócz programu zainstalowanego na komputerze, do którego podłączony jest czytnik wewnętrzny, można zainstalować na dowolnej liczbie komputerów program w wersji Przeglądarka, pozwalający w pełni obrabiać dane systemu RCP 58.

Instalacja systemu ewidencji czasu pracy RCP X8.

W najprostszej instalacji czytniki w systemie RCP X8 są połączone równolegle czteroprzewodowym kablem, który realizuje zasilanie czytników i transmisję danych z i do komputera. Za pomocą konwertera RCP48LS jest możliwe realizowanie połączeń z wykorzystaniem lokalnej sieci LAN.

Jak działa system RCP-X8 ?

Identyfikatory

Każdy pracownik musi zostać wyposażony w identyfikator. Identyfikatory używane w systemie RCP-X8 posiadają unikalne w skali światowej kody (tzw. ID). Dla czytników zbliżeniowych (RCP78AR) identyfikatory RFID dostępne są w dwóch wersjach: w postaci białych, prostokątnych kart, wielkości karty kredytowej lub w postaci breloków, które pracownik może przypiąć np. do kluczy.

Każdy pracownik jest reprezentowany w systemie przez indywidualny numer z zakresu 1-999. Gdy pracownikowi przydzielimy identyfikator, w bazie danych systemu powstaje para: numer pracownika – kod identyfikatora. O ile identyfikator możemy zmieniać pracownikowi w dowolnym momencie (towarzyszy temu odpowiednie postępowanie w programie komputerowym), o tyle zmiana numeru dla danego pracownika może spowodować problemy z właściwym raportowaniem jego pracy – dlatego np. przy zwolnieniu z pracy pracownika zalecanym jest pozostawienie jego numeru przez minimum miesiąc “martwym”.

Rejestracja zdarzeń. Czytniki rejestrujące czas pracy.

Pracownik jest zobowiązany rejestrować każde swoje wejście, wyjście lub wyjście służbowe z firmy poprzez kontakt identyfikatora z czytnikiem, który zwykle powieszony jest na ścianie blisko drzwi. Kontakt identyfikatora, w zależności od typu czytnika, jest realizowany poprzez zbliżenie identyfikatora do czytnika. Rozpoznanie identyfikatora czytnik sygnalizuje wyświetleniem numeru pracownika. Równocześnie czytnik poinformuje pracownika o zarejestrowanym zdarzeniu delikatnym sygnałem dźwiękowym: tzw. trój-piskiem. O uprawnieniach danego identyfikatora (a co za tym idzie danego pracownika) w czytniku decyduje operator systemu , który z poziomu programu RCP58 w komputerze zapisuje w pamięci czytnika uprawnienia tego identyfikatora. Dane o wejściach i wyjściach (tzw. zdarzenia) zapisywane są w pamięci czytnika. Muszą one być później przesłane do komputera. Jest to tzw. pobieranie zdarzeń, które za pomocą programu komputerowego należy przeprowadzić w momencie, gdy chcemy wykonać dany raport lub częściej.

Regularne i częste pobieranie zdarzeń jest korzystne z dwóch powodów: po pierwsze, program pobiera z czytnika zdarzenia wcześniej nie pobierane i, co za tym idzie, operacja jest krótkotrwała, po drugie, na dysku twardym komputera powstaje kopia (bezpieczeństwa) zdarzeń zarejestrowanych w czytniku. W wersji pełnej programu pobieranie zdarzeń można powierzyć automatycznym mechanizmom konfigurowanym przez użytkownika.

Konwertery. Połączenie sieci czytników z komputerem PC.

Komputer jest połączony z siecią czytników (bez względu na liczbę czytników) za pomocą urządzenia o nazwie konwerter RCP78WR lub RCP78WU. Konwerter pełni trzy funkcje: przeprowadza automatyczną dwukierunkową konwersję sygnałów ze standardu RS485 na RS232 lub USB, izoluje galwanicznie komputer od systemu RCP-X8, oraz dzięki zainstalowanej głowicy czytającej pozwala na wprowadzenie kodów identyfikatorów ID do bazy danych systemu. Tworzenie połączeń w systemie RCP-X8 jest bardzo proste. Opiera się na czteroprzewodowej magistrali – prosimy zapoznać się z przykładowymi schematami połączeń w Informacji Technicznej dowolnego czytnika.

Konwerter powinien być zainstalowany bezpośrednio przy komputerze, na którym jest zainstalowany program RCP58. Czytniki rejestrujące zdarzenia mogą być (bez względu na liczbę czytników) oddalone od komputera na odległość do 2000m – liczonej jako długość kabla łączącego. W przypadku gdy czytnik steruje zaczepem elektromagnetycznym, należy zadbać aby zasilacz był zainstalowany bliżej czytnika sterującego niż konwertera.

Kontrola dostępu do pomieszczeń

Każdy czytnik systemu RCP-X8 może też kontrolować dostęp do wybranych pomieszczeń. Jeśli zamontujemy w drzwiach wybranego pomieszczenia rygiel elektromagnetyczny i podłączymy go do czytnika, to czytnik będzie decydował o tym, kiedy otworzyć te drzwi. Pracownik, który jest uprawniony do tego, by wejść do tego pomieszczenia, posiada “uprawnioną” kartę. Oznacza to, iż po zbliżeniu tej karty do czytnika, czytnik uruchomi rygiel i drzwi będzie można otworzyć. Nie będzie to możliwe za pomocą nieuprawnionej karty. Zastosowanie czytników RCP78AR umożliwia wykorzystanie nowej funkcji w systemie RCP-X8 – dobowej aktywności czytnika – użytkownik ma możliwość ustawienia 12 niezależnych przedziałów czasu w ciągu doby, w których czytnik jest aktywny. W ten sposób można np. udostępniać dane pomieszczenie nie tylko wybranym osobom, ale również w ściśle określonych przedziałach czasu.

Program komputerowy RCP58. Rozliczenie czasu pracy.

Obsługa całego zamontowanego systemu odbywa się za pomocą programu komputerowego RCP58. W tym programie przypisuje się numery i identyfikatory poszczególnym pracownikom, ustala w których czytnikach dany identyfikator (pracownik) ma być uprawniony, kontroluje pracę całego systemu za pomocą wielu dostępnych testów, oblicza czas pracy oraz tworzy rozmaite raporty, zarówno analizujące przebieg pracy pracowników, jak i wszelkie wejścia do kontrolowanych pomieszczeń. W wersji standardowej operator otrzymuje pełną kontrolę nad czytnikami i może wykonać podstawowe raporty. W wersji pełnej programu dodatkowo można eksportować dane do innych programów kadrowo płacowych, wprowadzać plany pracy pracowników i na ich podstawie wykonywać wiele analitycznych raportów przebiegu pracy pracowników oraz korzystać z wielu innych przydatnych funkcji.

Rejestracja czasu pracy, kontrola dostępu – jakie składniki wybrać, aby system RCP-X8 najlepiej działał dla mojej firmy?

Firma do 20 pracowników:

Proponujemy system rejestracji czasu pracy oparty na identyfikatorach chipowych. Minimalny zestaw potrzebnych elementów (z pominięciem zasilacza) pokazuje fotografia poniżej. Są to:

• czytnik RCP68C – 1 szt.
• konwerter RCP58WC – 1 szt.
• zasilacz ZN12/500 – 1 szt.
• odpowiednia liczba kart chipowych.

Minimalna cena netto takiego zestawu (bez kosztów instalacji) to około 300zł. Prosimy zapoznać się z cennikiem. Dostawa nie obejmuje kabli podłączeniowych. Ze względu na dostępność i niską cenę proponujemy użyć typowego kabla UTP. Taki system zawsze można rozbudować o dodatkowe czytniki. Polecamy zastąpienie zasilacza zasilaczem buforowym ZD40 i uzupełnienie go urządzeniem UZB27, które zapewni możliwość rejestracji zdarzeń również w przypadku zaniku napięcia w sieci energetycznej 230V.

Zalety proponowanego rozwiązania to przede wszystkim cena oraz wyjątkowo prosta instalacja.
Wady to, po pierwsze, brak możliwości instalowania czytnika RCP68C na zewnątrz budynku. Po drugie, używanie jednego czytnika do rejestrowania trzech różnych zdarzeń (WE, WY, WY-SL) wymaga od pracowników uwagi podczas rejestracji – pracownik zanim wsunie kartę do czytnika musi zdecydować, jakie chce zarejestrować zdarzenie, naciskając odpowiedni przycisk. Ewentualne pomyłki pracowników można później skorygować w programie komputerowym.

Firma powyżej 20 pracowników:

W każdej większej firmie, lub takiej, która, ponosząc jednorazowo większy wydatek, chce otrzymać większe możliwości, proponujemy system zbliżeniowy RFID. Minimalny zestaw potrzebnych elementów (z pominięciem zasilacza) pokazuje fotografia poniżej. Są to:

• czytnik RCP78AR – 2szt.
• konwerter RCP78WR – 1szt.
• zasilacz ZN12/500 – 1szt.
• odpowiednia liczba kart (breloków) RFID.

Minimalna cena netto takiego zestawu (bez kosztów instalacji) to około 850zł. Prosimy zapoznać się z cennikiem. Dostawa nie obejmuje kabli podłączeniowych. Ze względu na dostępność i niską cenę proponujemy użyć typowego kabla UTP. Taki system zawsze można rozbudować o dodatkowe czytniki.  Proponujemy zastąpienie zasilacza zasilaczem buforowym ZD40 i uzupełnienie go urządzeniem UZB27, które zapewni możliwość rejestracji zdarzeń również w przypadku zaniku napięcia w sieci energetycznej 230V.
Uwaga – czytniki RCP78AR pozwalają na rejestrowanie jednego typu zdarzenia (zdefiniowanego w konfiguracji czytnika przez operatora systemu). Dlatego dla rejestrowania Wejść i Wyjść, w systemie muszą być zainstalowane dwa czytniki RCP78AR – jeden z nich będzie rejestrował Wejścia, a drugi Wyjścia.
Zalety systemu RCP-X8 w wersji zbliżeniowej RFID to: pełna wodoodporność czytników i, co za tym idzie, bezproblemowa instalacja na zewnątrz budynku, łatwiejsza obsługa przez pracowników, niewrażliwość na nieodpowiednie traktowanie czytnika przez pracowników, możliwość stosowania wygodnych identyfikatorów w postaci breloków, obudowa czytnika pozwalająca łatwiej znaleźć miejsce na jego zamocowanie.
W firmach zatrudniających powyżej 100 pracowników polecamy zdublowanie czytników RCP – w miejscu, gdzie pracownicy rejestrują początek i koniec pracy, wskazane jest zainstalować dwa czytniki RCP78AR rejestrujące wejścia i dwa czytniki RCP78AR rejestrujące wyjścia. Takie rozwiązanie (przy niewielkim stosunkowo wzroście kosztów) daje dwie ważne korzyści: po pierwsze, eliminuje ewentualne kolejki do rejestracji, a po drugie, w przypadku awarii czytnika system pracuje dalej (nie należy zapominać, że czytniki są narażone na kontakt z dużą liczbą osób).

Czytnik zainstalowany przy drzwiach wejściowych do firmy

Można zdecydować się na zawieszenie przy drzwiach wejściowych czytnika, który rejestruje wchodzących i wychodzących pracowników, a jednocześnie jest czytnikiem kontroli dostępu do całej firmy. Dzięki temu tylko pracownicy mają prawo wejść do firmy – ograniczy to wstęp niepowołanych osób. Dodatkowo, by wejść lub wyjść, pracownicy MUSZĄ się zarejestrować, co likwiduje tzw. “wyjścia na chwilę”.

Czytnik systemu rejestracji czasu pracy RCP-X8 pracujący w takiej lokalizacji ma przygotowaną specjalną funkcję OTW. Polega ona na tym, że do czytnika można podłączyć dowolny przycisk monostabilny (dzwonkowy) i zainstalować go w miejscu dostępnym dla osoby kontrolującej wejście (portier) lub obsługującej domofon firmy. Naciśnięcie tego przycisku uruchomi otwarcie drzwi wejściowych dla gościa. Operator systemu może zadecydować aby takie zdarzenia (OTW) były rejestrowane w pamięci czytnika i następnie analizowane w specjalnym raporcie OTW w programie RCP 58.

Kontrola dostępu

Bezpieczeństwo i komfort pracy to podstawa funkcjonowania każdej firmy. Pomocne w osiągnięciu tego celu są systemy kontroli dostępu, które uniemożliwiają osobom niepowołanym wtargnięcie na dany teren.

Wejście do firmy umożliwia plastikowa karta wyposażona w specjalny, niepowtarzalny i niemożliwy do skopiowania kod. Wyglądem przypomina kartę płatniczą lub dowód osobisty, dzięki czemu z łatwością zmieści się w portfelu lub w specjalnej oprawie. Jest nie tylko dużo wygodniejsza i bezpieczniejsza niż klucz, ale może też służyć do innych celów – wpuszczać na poszczególne obszary, umożliwiać rejestrację czasu pracy w systemie, a także pełnić rolę identyfikatora.

Dobór właściwego systemu jest poprzedzony analizą dokonywaną w miejscu jego zastosowania. Pozwala to na stworzenie unikalnego, dostosowanego do specyficznych potrzeb danej firmy rozwiązania, które dodatkowo współpracuje z pozostałymi systemami.

Systemy KD

Proponujemy system, którego funkcjonowanie wiąże się ze środowiskiem internetowym. Dzięki temu istnieje możliwość wypracowania sieci połączeń między różnymi budynkami. Jeden pracownik może mieć możliwość dostania się do wielu obiektów lub tylko jednego, wybranego pomieszczenia. Możliwe jest także ograniczenie czasowe. W ten sposób gromadzi się również informacje na temat tego, o której pracownik wchodzi i wychodzi z firmy oraz gdzie znajduje się w danym momencie.

Jakie korzyści przynosi zastosowanie tego systemu:

• Bezpieczeństwo – na teren obiektu nie mogą wtargnąć osoby niepowołane, a poufne dane, nieodstępne dla wszystkich pracowników, są odpowiednio chronione,
• Funkcjonalność – system może współpracować z innymi (ewidencja czasu pracy, monitoring itp.), a ponadto umożliwia dostosowanie konfiguracji do indywidualnych wymagań,
• Identyfikacja – pozwala na zbieranie danych na temat poszczególnych pracowników, jak również przetwarzanie tych danych,
• Informacja o niebezpieczeństwie – specjalna sygnalizacja powiadamia o nielegalnym wejściu na dany teren.

Systemy zabezpieczeń mogą być bardziej lub mniej skomplikowane. Najprostsze zabezpieczenia wykorzystują kody alfanumeryczne, bardziej zaawansowane – różnego rodzaju karty, a te najbardziej skomplikowane są związane z identyfikacją poszczególnych aspektów ciała człowieka (głosu, linii papilarnych czy siatkówki oka).

System RCP X8 może obsłużyć do 200 czytników. Jeśli firma posiada kilka wejść, można przy każdym z nich powiesić czytnik. Można również kontrolować dostęp do wielu pomieszczeń w firmie, wieszając czytniki przy ich drzwiach (wyposażonych w rygle). Jest to przydatne, gdy chce się ograniczyć dostęp do pokoi, budynków, maszyn, urządzeń i magazynów, do których niepowołane osoby nie mają prawa wstępu. Operator systemu może ustawić w konfiguracji poszczególnych czytników, do jakich raportów zdarzenia zapisane w danym czytniku będą przypisane – do RCP czy do KD.

Raport w programie RCP58 odpowiada na dwa podstawowe pytania: kto wchodził do danego pomieszczenia w ustalonym przedziale czasu lub do jakich pomieszczeń wchodził pracownik o danym numerze w ustalonym przedziale czasu. Realizacja usługi przy jednych drzwiach na terenie firmy wymaga jednego czytnika RCP78AR oraz zaczepu elektromagnetycznego – o ile w takich drzwiach nie jest on już zainstalowany. Czytniki produkowane przez firmę LEP wysterują dowolny zaczep lub rygiel o napięciu znamionowym 12V i poborze prądu do 1A. Uwaga! Firma LEP nie oferuje samozamykaczy.

Rejestracja czasu pracy, kontrola dostępu – integracja systemu RCP X8 w przypadku firm posiadających oddziały

1. Oddziały firmy są połączone z siedzibą główną siecią LAN

W takiej sytuacji należy porównać koszty ewentualnego kładzenia kabla pomiędzy siedziba główną a danym oddziałem w stosunku do ceny konwertera RCP68LS. Urządzenie to, specjalnie zaprojektowane do takiej sytuacji, pozwala podłączyć do systemu rejestracji czasu pracy RCP-X8 dowolną liczbą czytników zainstalowanych w oddziale z wykorzystaniem sieci LAN. Konwerter posiada złącze RJ45 do sieci LAN oraz złącze RJ12 do podłączenia lokalnych czytników systemu RCP-X8. Szczegóły instalacyjne – patrz Informacja Techniczna RCP48LS. Niekiedy opłacalnym staje się zastosowanie konwertera RCP48LS w sytuacjach, kiedy trzeba instalować czytniki na różnych piętrach tego samego budynku – o ile istnieje tam sieć LAN.

– minimalny zakres elementów w oddziale to np. dla RFID: dwa czytniki RCP78R, konwerter RCP48LS, zasilacz

2. Oddziały firmy są znacznie oddalone od siedziby głównej (brak łączącej sieci LAN)
W oddziale nie ma możliwości podłączenia czytników do stanowiska komputerowego

W instalacji czytników w oddziale jest uwzględniona puszka LPS1 (normalnie wchodząca w skład każdego konwertera – w tym przypadku trzeba zamówić dodatkowo). Taka puszka pozwala na łatwe wpięcie przenośnego komputera wraz z konwerterem (78WR, 78WU lub 58WC) do systemu czytników. Dobrym przykładem jest firma budowlana prowadząca prace na kilku budowach – na każdej są zainstalowane dwa czytniki RCP78AR z zasilaczem i puszką LPS1. Osoba odpowiedzialna za kontrolę czasu pracy pracowników w dowolnym momencie podjeżdża i podłącza się do takiej tablicy z czytnikami. Pobiera zdarzenia, wprowadza zmiany w uprawnieniach itp.

– minimalny zakres elementów w oddziale to np. dla RFID: dwa czytniki RCP78AR, puszka LPS1, zasilacz

3. Oddziały firmy są znacznie oddalone od siedziby głównej (brak łączącej sieci LAN)
W oddziale jest możliwość podłączenia czytników do stanowiska komputerowego

W oddziale instalujemy czytniki identycznie jak np. w siedzibie głównej. Warunki licencji programu RCP58 upoważniają do instalowania tego programu na dowolnej liczbie komputerów w obrębie tej samej firmy. W oddziale musi być osoba odpowiedzialna za komputerowy nadzór lokalnego systemu. Taka sytuacja daje niezaprzeczalną korzyść dla lokalnego kierownictwa – jest dostęp do raportowania lokalnych pracowników. W programie RCP58 jest przygotowana specjalna funkcja “Eksport do RCP58”, za pomocą której program przygotowuje specjalny plik, który dowolną drogą (np. mailem) należy przesłać do siedziby głównej. Warunkiem poprawnej pracy tak “rozłożonego” systemu RCP-X8 jest właściwe zbudowanie listy pracowników. W siedzibie głównej należy zadbać, aby lista pracowników zawierała pracowników z wszystkich oddziałów. Numer danego pracownika na liście w siedzibie głównej musi być taki sam jak numer w komputerze oddziału, gdzie dany pracownik pracuje. Wygodnie jest wszystkich pracowników podzielić na odpowiednio zdefiniowane Wydziały w programie, a dla każdego Wydziału zarezerwować wyodrębniony zakres numerów (np. w danym Wydziale numery zaczynają się od 100, w innym od 200, itd.)

– minimalny zakres elementów w oddziale to np. dla RFID: dwa czytniki RCP78AR, konwerter RCP78WR lub RCP78WU, zasilacz